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招标工作人员应该注意的20个细节问题

发布时间:2010-04-12 已浏览: 2361 次

1、 采购范围和内容,一定要明确,要在招标文件中说完全。这是核实投标和统一评标的依据。如果有较多的选购内容,最好在招标文件中明确 :单独报价,不计入投标总价内。

2 、对于招标文件的澄清要求,一定要让投标方以书面方式提出,采购机构与最终用户商量后,以书面方式回答。避免口头问答和澄清。这是避免以后纠纷的重要办法。

3、如果对于投标有特殊要求,比如:允许报出“折扣”,允许报出同时中标多“包”的优惠条件,则应当在招标文件中用黑体字标明:“必须在开标一览表中注明,开标时唱出,方才有效 ,”等等内容。避免部分内容不公开,引起误解、争议和投诉。

4、出售招标文件的登记表,应当每个投标方单独一张。还要求注明拟投标的是某某制造厂还是某某代理商。不可共用一张表格,那样容易泄露消息。

5、如果开标地点变化,与出售标书的地点不一致,比如,在外租用开标会议室的情况,一定要用书面通知的办法,而且要求投标方回复收悉,最好是传真方式。对于外地投标方,考虑其可能不熟悉地理位置,应当说明白,最好附一个简图。如果有单行路等交通限制的,也应说明。

6、如果在某会议室开标,最好另外告知采购机构工作人员的移动电话,或者就近的固定电话。这是为了防止投标方临时需要联系,而找不到采购机构具体联系人的情况。

7、如果在某高层写字楼或宾馆的会议室开标,应当注意写明会议室的房间号码。避免投标方在投标截至时间前赶到,匆匆忙忙,找不到准确的投标地点。

8、如果在某高层写字楼或宾馆的会议室开标,应当注意通知大楼的服务台、保卫和或本单位的其他人员,不得擅自接收和签收投标文件。以防止个别投标方钻孔子,在投标时间截至时间已过时,借口已向采购机构投标。

9、如果投标方可能采用现金作为投标保证金时,应该提醒他们最好提前半小时到场,以免因为盘点现钞耽误,影响准时开标。

10、采购机构应当准备一些档案袋、荧光笔、塑料绳、粘胶带、印油、胶水等物品,当投标方的投标文件没有按照规定密封时候,采取适当措施。避免因为枝节问题,导致废标。

11、开标大会的签到表,应当分设。投标方单独一张签到表。最终用户代表和其他工作人员一张表;评委(和或公证人员,纪检监督人员等)单独一张表。避免不必要的信息泄露。
采购机构的有关人员,也应签到。

12、对于采用计算机抽取办法产生的评标委员,不宜仅仅为了保密,而使评委匆匆忙忙,糊里糊涂参加评标。尽可能使其了解评标涉及的主要技术要求内容,有所准备。此外,尽可能提前使其熟悉采购招标涉及的法律法规。

13、不宜采取对待学生参加考试的办法对待参加评标的专家。现在,专家多是“业余的”,大多专家不是为了几个“评标咨询费”来的,而是出于责任和荣誉感等等。某种意义上讲,专家是客人,是请来帮忙的。为了保密,是采取“临时上缴手机”的措施,还是“要求关闭手机”,“都放在桌面上”?是先发聘书,再签“评标承诺书”;还是只立“责任状”;是允许专家就较复杂的技术问题讨论,还是规定“一律独立评标,不得交头接耳”,做法不同,人性味道不同,效果也各异。

14、如果开标大会邀请公证处参加并公证,则应当要求公证人员必需着装。而且事先特别提醒最终用户代表、评委、和投标方代表,带齐身份证,资质证等文件证明的原件,以备查。

15、如果开标后,安排有澄清或者质询,则必须要求投标方等候或者留下移动电话以便联系。在此情况下,不可只询问质询意向中的一两家,而对其他投标方在等候几个小时后,告诉“不问了,回去吧”。那样不仅仅对投标人员没有“人性味”,而且容易激怒他们,引发投诉。最后,发布中标结果公示时,应当考虑告知投标方各自不中标的原因。

16、应当注意保存所有开标评标的原始文件资料,包括签到表、评委的评标质询问答记录(最好有评标全程记录或者录音录像)、评委打分原始表格等等。一律要求用不退色的墨水笔书写,不可使用铅笔。

17、不仅仅要求评委和所有工作人员对评标过程细节保密,而且需要提醒采购机构的其他领导和工作人员,最终采购单位的有关领导注意保密。泄密、不负责任的部分透漏相关情况或者让投标方道听途说得到小道消息,容易引发不必要的争议和投诉。

18、注意保管计算机中的招投标有关信息,包括各个投标方联系电话,评委的信息以及评标报告等。如果办公室的计算机处容易有外人来来往往,需特别注意。

19、添加刻录机。每个项目(或者几个项目)的采购招标结束后,将资料刻成光盘保管,便于今后参考。而且,如果招标文件含有附录图纸,则刻成光盘,比复印工程图方便,价格还便宜。

20、提倡项目采购人员,每次招标结束后,写下项目小结和体会,日积月累,总会有进步。

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